Gammel vane er vond å vende?

I faget eGovernment ved NTNU lærer vi at eGovernment handler litt om teknologi, litt om endringsledelse og noe om politikk. Professor Arne Krokan fokuserer på at teknologi alene ikke kan skape økt effektivitet. Økt effektivitet kommer først når vi ser teknologi, samfunn og organisering i sammenheng. Tilpasning av regelverk, økt digital kompetanse, delingskultur og endring av arbeidsprosesser er viktige premisser for en mer effektiv forvaltning i tråd med visjonen i Digitaliseringsprogrammet.

Det er klart at vi har mye igjen på mange områder før vi har nådd målsetningene. Ofte pekes det på regelverk som en begrensende faktor, men kanskje handler det like ofte om vår manglende evne til å tenke nytt? Det vil si, lar vi oss ubevisst begrense av tidligere praksis og konvensjoner? Som ett eksempel på dette kan vi se på situasjonen for medisinsk og helsefaglig forskning. Det er bred politisk enighet om at det er viktig å legge til rette for forskning. Det er blant annet behov for mer kunnskap om sykdommer og sykdomsutvikling, behandlingseffekter og variasjoner i utfall.

I Norge har vi et strengt regelverk som skal ivareta personvern og informasjonssikkerhet, også i forbindelse med behandling av helseopplysninger, og det er flere aktører som har ansvar på området. For personopplysninger til bruk i medisinsk og helsefaglig forskning, regulerer helseforskningsloven (2009) hvordan søknad og godkjenningsprosess skal gjennomføres. Ett av formålene med helseforskningsloven var å gjøre søknadsprosessen for forskerne enklere gjennom at søknad nå som hovedregel bare skal sendes ett sted (regional komite for medisinsk og helsefaglige forskningsprosjekter (REK)). Det er bra at vi har et strengt regelverk for å sikre forsvarlig behandling av sensitive personopplysninger og det er bra at regelverk forsøkes forenkles for å redusere unødvendig ressursbruk. Men regelverk er altså bare en del av en helhet som må adresseres for å få til økt effektivitet.

På dette området har vi et strålende utgangspunkt med politisk vilje, tilpasset regelverk og gjennomførte organisatoriske tilpasninger (REK er styrket og har fått nye oppgaver). Men like fullt er man fortsatt et godt stykke unna å nå målet om en postkasse og forenklet prosess for forskerne. Det er nemlig slik at når det gjelder bruk av de sentrale helseregistrene til forskning, så må forsker etter å få fått forhåndsgodkjenning fra REK søke det enkelte helseregister for å få utlevert opplysninger. Siden vi har flere helseregistre for ulike deler av helsetjenesten må forsker ofte søke mange helseregistre for å få tilgang til de helseopplysninger som er nødvendig for å belyse aktuell problemstilling. Dette kompliseres ved at ansvaret for helseregistrene er fordelt mellom ulike organisasjoner. I tillegg er det ofte behov for opplysninger fra andre offentlige registre som Folkeregisteret, inntekts- og utdanningsregistre fra SSB.

Det er ikke etablert formalisert samarbeid mellom de ulike organisasjonene om søknadsskjema eller søknadsbehandling i dag. Et ganske vanlig scenario er at forsker etter å ha fått forhåndsgodkjent søknad hos REK, sender søknad til Helsedirektoratet om tilgang til ett eller flere registre, til Folkehelseinstituttet om ett eller flere registre, til Skattedirektoratet for å få tilgang til Folkeregisteret og SSB for å få tilgang til sosioøkonomiske opplysninger som for eksempel inntekt/ utdanning. For forsker gir dette lite forutsigbarhet og mye ressursbruk. Det kan også oppstå krevende situasjoner hvor en organisasjon gir avslag etter at flere andre organisasjoner har gitt de nødvendige tillatelser. Da må prosjektet endres, med ny søknadsbehandling hos alle de involverte aktører. Med andre ord, her er vi fortsatt mye igjen før ambisjonen om en postkasse er nådd!

Hva er så årsaken til at vi ikke har kommet lenger? Det er ikke vanskelig å se at vi kunne fått en bedre situasjon for forskere ved to relativt enkle grep:

• En søknad! Ved et samarbeid om et felles søknadsskjema (for eksempel i Altinn) ville det gi redusert ressursbruk hos søker. Dette gjelder både i forhold til tiden som går med på å fylle ut skjema og legge ved nødvendige vedlegg, samt at svar på oppfølgingsspørsmål etc blir tilgjengelig for andre som slipper å stille samme spørsmål.
• Arbeidsdeling og gjenbruk av opplysninger ved søknadsbehandling. Mange av vurderingene som skal gjøres av de ulike miljøene er parallelle. Der en søknad berører flere organisasjoner, kan altså ressursbruk hos behandlende enhet reduseres ved å gjøre gjenbruk av andre organisasjoners vurdering og informasjonsinnhenting. Dersom en organisasjon ser at det ikke kan utleveres til forskningsprosjektet pga begrensinger i eget regelverk, kan de andre organisasjonene unngå unødvendig ressursbruk (dvs kan stanse videre arbeid) dersom de umiddelbart varsles

Regjeringen stiller i Digitaliseringsrundskrivet krav om samordning av IT-investeringer mellom sektorene. Det er et viktig grep, men må slik jeg ser det følges av andre tiltak. Mitt eksempel viser at vi først må evne å tenke nytt, vi må utfordre gammel tenking og gamle arbeidsprosesser. Uten helhetstenking på tvers av siloene vil vi ikke lykkes. Som Krokan prediker, økt effektivitet kommer først når vi ser teknologi, samfunn og organisering i sammenheng. Bør Jens vurdere å stille krav til det offentlige på flere områder? Hva med et prosjekt for kartlegging og samordning av arbeidsprosesser – kan det hjelpe oss til nytenking?

En digital forvaltning – hvorfor er det så vanskelig?

Så er det på’n igjen! I faget eGovernment – omstilling av offentlig sektor ved hjelp av IKT (inngår i NTNUs Master of management modul Spesialisering i Innovasjon og endringsledelse) skal det igjen twitres og blogges. Nå er temaet utfordringer knyttet til hvordan offentlig sektor kan utvikle nye arbeidsprosesser og tjenester basert på de nye teknologiske muligheter.

Også Regjeringen med statsminister Jens Stoltenberg i spissen er opptatt av temaet, mine medelever og jeg er altså i godt selskap! «Regjeringen vil fulldigitalisere offentlig forvaltning» var overskriften i pressemelding fra Regjeringen 11. april 2012. «Vi skal bruke informasjonsteknologi for å gjøre offentlige tjenester bedre, enklere og mer effektive. Vi vil møte folk og næringsliv der de er, når de ønsker». Med digitalisert forvaltning vil vi effektivisere måten det offentlige jobber på og frigjøre ressurser til de store velferdsoppgavene, sa statsminister Jens Stoltenberg under presentasjonen av regjeringens nye digitaliseringsprogram (24. april 2012). Høsten 2012 fikk vi digitaliseringsrundskrivet som blant tidfester når hyppig brukte skjema skal være tilgjengelig for digital utfylling og innsending (skjema med volum over 5000 per år skal være tilgjengelig inn sommeren 2014, for skjema med volum mellom 3000 og 5000 er fristen sommeren 2015)

Denne ukes blogginnlegg er en refleksjon rundt noen av de utfordringer og hindringer vi møter på veien mot en digital forvaltning. Det er jo ikke vanskelig å se potensialet i offentlig sektor. Det er heller ikke første gang vi hører politikere omtale mulighetene informasjonsteknologi kan gi for en bedre offentlig sektor. Den første eNorge-plan kom i 2000 og etter dette har det kommet fire andre eNorge-planer som har omhandlet dette. I 2001 sa regjeringen (NOU 2001:10): «Alle statlige etater skal utarbeide strategier og konkrete tiltak innen mai 2001 for å nå målet om en døgnåpen og brukerorientert forvaltning, slik at elektroniske tjenester og elektronisk saksbehandling blir et hovedtilbud til brukerne innen ultimo 2003». St.meld. 2006/2007:17 slår fast at «offentleg sektor skal tilby heilskaplege og gode elektroniske sjølvbeteningsløysingar på område der det høver». I 2007 kom også Regjeringens fornyingsstrategi hvor det blant annet sies: «Elektronisk kommunikasjon skal vere den primære kanalen for dialogen mellom innbyggjarane og offentlege verksemder». St. meld. 2009:19 sier også noe om hvordan forvaltningen i fremtiden skal bruke IKT på en mer omfattende måte.

Det har altså snart gått 13 år og så langt er det vel ikke all verden som har skjedd? Eller som Terje Storvik, it-politisk rådgiver i dataforeningen sier «Det vi har fått til på IT-siden siden 2000-tallet er «snail-walking og frog-leap’s – ikke «kvantesprang»». Når det er tverrpolitisk enighet over tid i ett av verdens rikeste land, hvorfor går det likevel så langsomt? Til tross for stor utbredelse av digitale «dingser» og høy digital modenhet blant innbyggerne sakker vi akterut når det gjelder digitalisering av offentlig forvaltning, sammenlignet med et Europa i økonomisk krise (EU’s eGovernment bechmark). Er rikdommen vår en del av forklaringen? Der andre land er i en situasjon hvor det kuttes i offentlige budsjetter og man tvinges til nytenking, kan vi fortsette som før i en offentlig sektor som fortsetter å vokse?

I tillegg til at tjenestene skal digitaliseres legger digitaliseringsrundskrivet vekt på gjenbruk av offentlige data, bruk av felleskomponenter som Altinn, Folkeregisteret, e-id og vi skal få en digital postkasse. Det høres fint ut. I rundskrivet sies det også litt om endringer i budsjettprosesser som skal sikre helhetstenking i større statlige IKT-relaterte satsningsforslag. Det er sannsynligvis et viktig grep for å få bukt med dagens «silotenking», men er neppe nok. Og hva med kommunene? Rundskrivets virkeområde er staten, men det må jo være vel så viktig å adressere kommunene og samspillet mellom forvaltningsnivåene? Hva så med arbeidsprosessene, selv om det nå stilles krav om digitalisering av skjema vil det nødvendigvis gi en mer effektiv forvaltning eller er det en risiko for at ny teknologi sementerer arbeidsprosesser fra papirskjemaet? Den egentlige målsetningen forutsetter vel at de om lag 1000 virksomhetene i offentlig sektor samordner utviklingen av digitaliserte tjenester med fokus på hvordan nye og mer effektive arbeidsprosesser kan gavne innbyggere og forvaltning. Men da må det nok andre virkemidler til enn bare å stille krav om at papirskjema skal bli digitale. Det blir spennende å se hvordan regjeringen vil følge opp dette!